Dlaczego wierzę w Wiki w biznesie?

Przyz­nam się Wam – tak, jestem wielkim fanem Wiki. Nie tylko pro­jek­tu Wikipedia ale samej idei Wiki jako miejs­ca gdzie każdy może uczest­niczyć w prosty sposób we współt­worze­niu wiedzy. Wierzę też, że wiki jest doskon­ałym rozwiązaniem dla wielu firm.

W Wiki wierzą też inni:
Wiki stanie się głównym narzędziem współpra­cy i dzie­le­nia wiedzy w przy­na­jm­niej 50% firm przed rok­iem 2009. W tych fir­ma­ch z biegiem cza­su ilość e-maili związanych z pro­jek­ta­mi spad­nie o 75% a czas spotkań skró­ci się o połowę.

- sza­cu­je fir­ma Gart­ner Group w Busi­ness Week.

Napiszę ter­az z per­spek­ty­wy klien­ta kor­po­ra­cyjnego z którym mam najczęś­ciej do czynienia.

Zale­ty z wdroże­nia Wiki:

  • Uru­chomie­nie sys­te­mu gro­madzącego wiedzę firmy.
  • Ułatwie­nie zarządza­nia dużą iloś­cią infor­ma­cji.
  • Aktywac­ja pra­cown­ików do dzie­le­nia się wiedzą.
  • Możli­wość tworzenia elasty­cznych baz wiedzy, bez ograniczeń.
  • Możli­wość roz­wo­ju w kierunku dzie­le­nia się częś­cią wiedzy z otocze­niem biz­ne­sowym.
  • Budowanie wiz­erunku nowa­torskiej firmy.

Najczęst­sze zas­tosowa­nia biz­ne­sowe Wiki jakie znam to:

  • Intranet – pub­likowanie infor­ma­cji dla pra­cown­ików firmy (np. przepisy, pro­ce­dury, porad­ni­ki, opisy pro­duk­tów),
  • Zarządzanie pro­jek­ta­mi – bieżące infor­mowanie o stanie pro­jek­tu, współpra­ca nad doku­men­tacją pro­jek­tową
  • Tworze­nie doku­men­tów i pub­likacji – wiki pozwala na swo­bodne tworze­nie doku­men­tów w grupie, ich dopra­cowywanie, redagowanie, recen­zowanie i tłu­macze­nie
  • Współpra­ca grupowa – wiki może być głównym narzędziem orga­ni­za­cji współpra­cy grupowej, także wirtu­al­nej.
  • Sup­port – wspar­cie dla użytkown­ików pro­duk­tów oraz dzi­ału wspar­cia tech­nicznego.
  • Baza wiedzy – tworze­nie baz wiedzy dla klien­tów
  • Słown­ik – tworze­nie branżowych słown­ików

Członkowie między­nar­o­dowego zespołu w Motoro­la tak piszą o Wiki: „Uży­wamy w tym momen­cie 7 wiki. Pozwala­ją nam one łączyć oso­by z Niem­czech, Wielkiej Bry­tanii, Francji, Aus­tralii, Rosji i USA w wirtu­alne zespoły. Obec­nie w sys­temie wiki pracu­je 60 użytkown­ików ale ich licz­ba wzras­ta.”

Z tej tech­nologii korzys­ta­ją już także SAP, Walt Dis­ney World, Yahoo, British Tele­com, Miche­lin, British Coun­cil.

Wróćmy jed­nak do mojej wiary w Wiki. Co spraw­ia, że to opro­gramowanie zna­j­du­je tyle zas­tosowań w tak wielu fir­ma­ch? Przede wszys­tkim total­na utyl­i­tarność. W Wiki nie zna­jdziesz niepotrzeb­nych funkcji. Bard­zo prosty inter­fe­js, bard­zo pros­ta filo­zofia pra­cy – olbrzymia elasty­czność i tak naprawdę tylko pomysłowość użytkown­ików jest ogranicze­niem.

Możli­wość tworzenia dowol­nych struk­tur stron przez użytkown­ików wyda­je się wszys­tkim infor­matykom wielce ryzykow­na. Ostrze­ga­ją, że trud­no będzie panować nad tak rozpros­zony­mi infor­ma­c­ja­mi. Oczy­wiś­cie – każde Wiki szy­bko zaczy­na przy­pom­i­nać gęsty las – ale też każdy może ten las posprzą­tać i każdy zespół może ustal­ić swo­je zasady porząd­kowa­nia infor­ma­cji.

Ta elasty­czność jest moim zdaniem głównym skład­nikiem sukce­su wdroże­nia Wiki. Typowe intrane­ty każą dopa­sować się użytkown­ikom do z góry określonych pro­ce­dur. W Wiki pro­ce­dury tworzą się ewolucyjnie – wraz z roz­wo­jem samego sys­te­mu. Dzię­ki temu użytkown­i­cy sku­pi­a­ją się na tym co ważne – na infor­ma­cji, mer­i­tum – nie zaś na tym by dzi­ałać zgod­nie z narzu­coną pro­ce­durą. Daje to zupełnie inny stopień zaan­gażowa­nia pra­cown­ików w tworze­nie czegoś na co mają real­ny wpływ, czegoś z czym czu­ją się związani.

Wiki umożli­wia­ją też budowanie intranetów, które będą naprawdę uży­wane. Dlaczego? Dając włas­ny obszar, lub włas­ną Wiki poszczegól­nym dzi­ałom firmy daje­my im też odpowiedzial­ność oraz możli­wość kre­owa­nia tego włas­nego miejs­ca. Decen­tral­iza­c­ja wiedzy może być pewnego rodza­ju prob­le­mem. W prak­tyce okazu­je się, że w każdej fir­mie są oso­by, które wymieni­a­ją ze sobą ogromne iloś­ci infor­ma­cji. Zazwyczaj jest to gru­pa kilku osób połąc­zona pro­jek­tem, zain­tere­sowa­ni­a­mi, dzi­ałem w którym się zna­j­du­ją. Wiki tworzy sys­tem, który ułatwia komu­nikację osobą komu­niku­ją­cym się ze sobą najczęś­ciej. Tak właśnie dzi­ała Wiki – tworzysz zespół, tworzysz strony Wiki i komu­niku­je­cie się w wygod­ny dla siebie sposób. Wolę mieć w fir­mie 6 wiki, które są uży­wane i real­nie poma­ga­ją orga­ni­zować wiedze wewnątrz grup i dzi­ałów (i które moż­na kiedyś będzie scal­ić) niż jeden wiel­ki intranet, który jest nie uży­wany.

Kole­jną zaletą Wiki jest to, że coraz więcej osób zna Wikipedię – łatwiej im zacząć uży­wać Wiki. Na które­jś z kon­fer­encji Pan Bog­dan Wiśniews­ki z MCI słusznie zauważył, że ludzie będą chcieli uży­wać w biz­ne­sie narzędzi, których uży­wa­ją w domu – Wiki jest jed­nym z tych narzędzi.

Wiki jest też ciekawym przykła­dem na to jak naw­igac­ja dość niekon­wencjon­al­na ale prze­myślana może okazać się skutecz­na. Z moich obserwacji na cztero-osobowej grupie (od 35 do 55 lat, oso­by nigdy nie korzys­ta­jące z Wiki, nie infor­maty­cy): start pra­cy z Wiki jest prosty, chwilę potem wiele osób ma prob­lem z naw­igacją – po jego przezwycięże­niu więk­szość użytkown­ików nie ma już prob­lemów z niczym 🙂

Wiki nie ma prak­ty­cznie kon­wencjon­al­nej naw­igacji (elasty­czność o której wcześniej pisałem wyni­ka między inny­mi z tego fak­tu). Jej strony nie stanow­ią klasy­cznej struk­tu­ry drzewiastej ale rozpros­zoną sieć (tak jak Inter­net).
Aby umożli­wić wygodne naw­igowanie po sieci stron Wiki sto­su­je się funkc­je takie jak:

  • Kat­a­lo­gi tem­aty­czne
  • Kat­e­gorie, Tagi
  • Funkc­je typu „dyskus­ja” oraz „ostat­nio zmienione”
  • Odnośni­ki odwrotne (odpowiedz mi)

Zaletą ode­jś­cia od struk­tu­ry drzewiastej jest zatem uzyskanie elasty­cznoś­ci oraz uciecz­ka od chrono­log­icznego sor­towa­nia, które jest świetne dla blogów i por­tali ale zupełnie nie sprawdza się w wypad­ku zarządza­nia wiedzą. Dzię­ki tej ucieczce od chronologii społeczność Wiki stale udoskon­ala wprowad­zone treś­ci.

Update: Artykuł o wiki na Media Cafe Pol­s­ka

0 odpowiedzi

Odpowiedz

Want to join the discussion?
Feel free to contribute!

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *