Dlaczego wierzę w Wiki w biznesie?

Przyznam się Wam – tak, jestem wielkim fanem Wiki. Nie tylko projektu Wikipedia ale samej idei Wiki jako miejsca gdzie każdy może uczestniczyć w prosty sposób we współtworzeniu wiedzy. Wierzę też, że wiki jest doskonałym rozwiązaniem dla wielu firm.

W Wiki wierzą też inni:
Wiki stanie się głównym narzędziem współpracy i dzielenia wiedzy w przynajmniej 50% firm przed rokiem 2009. W tych firmach z biegiem czasu ilość e-maili związanych z projektami spadnie o 75% a czas spotkań skróci się o połowę.

– szacuje firma Gartner Group w Business Week.

Napiszę teraz z perspektywy klienta korporacyjnego z którym mam najczęściej do czynienia.

Zalety z wdrożenia Wiki:

  • Uruchomienie systemu gromadzącego wiedzę firmy.
  • Ułatwienie zarządzania dużą ilością informacji.
  • Aktywacja pracowników do dzielenia się wiedzą.
  • Możliwość tworzenia elastycznych baz wiedzy, bez ograniczeń.
  • Możliwość rozwoju w kierunku dzielenia się częścią wiedzy z otoczeniem biznesowym.
  • Budowanie wizerunku nowatorskiej firmy.

Najczęstsze zastosowania biznesowe Wiki jakie znam to:

  • Intranet – publikowanie informacji dla pracowników firmy (np. przepisy, procedury, poradniki, opisy produktów),
  • Zarządzanie projektami – bieżące informowanie o stanie projektu, współpraca nad dokumentacją projektową
  • Tworzenie dokumentów i publikacji – wiki pozwala na swobodne tworzenie dokumentów w grupie, ich dopracowywanie, redagowanie, recenzowanie i tłumaczenie
  • Współpraca grupowa – wiki może być głównym narzędziem organizacji współpracy grupowej, także wirtualnej.
  • Support – wsparcie dla użytkowników produktów oraz działu wsparcia technicznego.
  • Baza wiedzy – tworzenie baz wiedzy dla klientów
  • Słownik – tworzenie branżowych słowników

Członkowie międzynarodowego zespołu w Motorola tak piszą o Wiki: „Używamy w tym momencie 7 wiki. Pozwalają nam one łączyć osoby z Niemczech, Wielkiej Brytanii, Francji, Australii, Rosji i USA w wirtualne zespoły. Obecnie w systemie wiki pracuje 60 użytkowników ale ich liczba wzrasta.”

Z tej technologii korzystają już także SAP, Walt Disney World, Yahoo, British Telecom, Michelin, British Council.

Wróćmy jednak do mojej wiary w Wiki. Co sprawia, że to oprogramowanie znajduje tyle zastosowań w tak wielu firmach? Przede wszystkim totalna utylitarność. W Wiki nie znajdziesz niepotrzebnych funkcji. Bardzo prosty interfejs, bardzo prosta filozofia pracy – olbrzymia elastyczność i tak naprawdę tylko pomysłowość użytkowników jest ograniczeniem.

Możliwość tworzenia dowolnych struktur stron przez użytkowników wydaje się wszystkim informatykom wielce ryzykowna. Ostrzegają, że trudno będzie panować nad tak rozproszonymi informacjami. Oczywiście – każde Wiki szybko zaczyna przypominać gęsty las – ale też każdy może ten las posprzątać i każdy zespół może ustalić swoje zasady porządkowania informacji.

Ta elastyczność jest moim zdaniem głównym składnikiem sukcesu wdrożenia Wiki. Typowe intranety każą dopasować się użytkownikom do z góry określonych procedur. W Wiki procedury tworzą się ewolucyjnie – wraz z rozwojem samego systemu. Dzięki temu użytkownicy skupiają się na tym co ważne – na informacji, meritum – nie zaś na tym by działać zgodnie z narzuconą procedurą. Daje to zupełnie inny stopień zaangażowania pracowników w tworzenie czegoś na co mają realny wpływ, czegoś z czym czują się związani.

Wiki umożliwiają też budowanie intranetów, które będą naprawdę używane. Dlaczego? Dając własny obszar, lub własną Wiki poszczególnym działom firmy dajemy im też odpowiedzialność oraz możliwość kreowania tego własnego miejsca. Decentralizacja wiedzy może być pewnego rodzaju problemem. W praktyce okazuje się, że w każdej firmie są osoby, które wymieniają ze sobą ogromne ilości informacji. Zazwyczaj jest to grupa kilku osób połączona projektem, zainteresowaniami, działem w którym się znajdują. Wiki tworzy system, który ułatwia komunikację osobą komunikującym się ze sobą najczęściej. Tak właśnie działa Wiki – tworzysz zespół, tworzysz strony Wiki i komunikujecie się w wygodny dla siebie sposób. Wolę mieć w firmie 6 wiki, które są używane i realnie pomagają organizować wiedze wewnątrz grup i działów (i które można kiedyś będzie scalić) niż jeden wielki intranet, który jest nie używany.

Kolejną zaletą Wiki jest to, że coraz więcej osób zna Wikipedię – łatwiej im zacząć używać Wiki. Na którejś z konferencji Pan Bogdan Wiśniewski z MCI słusznie zauważył, że ludzie będą chcieli używać w biznesie narzędzi, których używają w domu – Wiki jest jednym z tych narzędzi.

Wiki jest też ciekawym przykładem na to jak nawigacja dość niekonwencjonalna ale przemyślana może okazać się skuteczna. Z moich obserwacji na cztero-osobowej grupie (od 35 do 55 lat, osoby nigdy nie korzystające z Wiki, nie informatycy): start pracy z Wiki jest prosty, chwilę potem wiele osób ma problem z nawigacją – po jego przezwyciężeniu większość użytkowników nie ma już problemów z niczym 🙂

Wiki nie ma praktycznie konwencjonalnej nawigacji (elastyczność o której wcześniej pisałem wynika między innymi z tego faktu). Jej strony nie stanowią klasycznej struktury drzewiastej ale rozproszoną sieć (tak jak Internet).
Aby umożliwić wygodne nawigowanie po sieci stron Wiki stosuje się funkcje takie jak:

  • Katalogi tematyczne
  • Kategorie, Tagi
  • Funkcje typu „dyskusja” oraz „ostatnio zmienione”
  • Odnośniki odwrotne (odpowiedz mi)

Zaletą odejścia od struktury drzewiastej jest zatem uzyskanie elastyczności oraz ucieczka od chronologicznego sortowania, które jest świetne dla blogów i portali ale zupełnie nie sprawdza się w wypadku zarządzania wiedzą. Dzięki tej ucieczce od chronologii społeczność Wiki stale udoskonala wprowadzone treści.

Update: Artykuł o wiki na Media Cafe Polska

0 odpowiedzi

Odpowiedz

Want to join the discussion?
Feel free to contribute!

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *