Dlaczego wierzę w Wiki w biznesie?

Przy­znam się Wam – tak, jestem wiel­kim fanem Wiki. Nie tyl­ko pro­jek­tu Wiki­pe­dia ale samej idei Wiki jako miej­sca gdzie każ­dy może uczest­ni­czyć w pro­sty spo­sób we współ­two­rze­niu wie­dzy. Wie­rzę też, że wiki jest dosko­na­łym roz­wią­za­niem dla wie­lu firm.

W Wiki wie­rzą też inni:
Wiki sta­nie się głów­nym narzę­dziem współ­pra­cy i dzie­le­nia wie­dzy w przy­naj­mniej 50% firm przed rokiem 2009. W tych fir­mach z bie­giem cza­su ilość e-maili zwią­za­nych z pro­jek­ta­mi spad­nie o 75% a czas spo­tkań skró­ci się o poło­wę.

- sza­cu­je fir­ma Gart­ner Gro­up w Busi­ness Week.

Napi­szę teraz z per­spek­ty­wy klien­ta kor­po­ra­cyj­ne­go z któ­rym mam naj­czę­ściej do czy­nie­nia.

Zale­ty z wdro­że­nia Wiki:

• Uru­cho­mie­nie sys­te­mu gro­ma­dzą­ce­go wie­dzę fir­my.
• Uła­twie­nie zarzą­dza­nia dużą ilo­ścią infor­ma­cji.
• Akty­wa­cja pra­cow­ni­ków do dzie­le­nia się wie­dzą.
• Moż­li­wość two­rze­nia ela­stycz­nych baz wie­dzy, bez ogra­ni­czeń.
• Moż­li­wość roz­wo­ju w kie­run­ku dzie­le­nia się czę­ścią wie­dzy z oto­cze­niem biz­ne­so­wym.
• Budo­wa­nie wize­run­ku nowa­tor­skiej fir­my.

Naj­częst­sze zasto­so­wa­nia biz­ne­so­we Wiki jakie znam to:

• Intra­net – publi­ko­wa­nie infor­ma­cji dla pra­cow­ni­ków fir­my (np. prze­pi­sy, pro­ce­du­ry, porad­ni­ki, opi­sy pro­duk­tów),
• Zarzą­dza­nie pro­jek­ta­mi – bie­żą­ce infor­mo­wa­nie o sta­nie pro­jek­tu, współ­pra­ca nad doku­men­ta­cją pro­jek­to­wą
• Two­rze­nie doku­men­tów i publi­ka­cji – wiki pozwa­la na swo­bod­ne two­rze­nie doku­men­tów w gru­pie, ich dopra­co­wy­wa­nie, reda­go­wa­nie, recen­zo­wa­nie i tłu­ma­cze­nie
• Współ­pra­ca gru­po­wa – wiki może być głów­nym narzę­dziem orga­ni­za­cji współ­pra­cy gru­po­wej, tak­że wir­tu­al­nej.
• Sup­port – wspar­cie dla użyt­kow­ni­ków pro­duk­tów oraz dzia­łu wspar­cia tech­nicz­ne­go.
• Baza wie­dzy – two­rze­nie baz wie­dzy dla klien­tów
• Słow­nik – two­rze­nie bran­żo­wych słow­ni­ków

Człon­ko­wie mię­dzy­na­ro­do­we­go zespo­łu w Moto­ro­la tak piszą o Wiki: „Uży­wa­my w tym momen­cie 7 wiki. Pozwa­la­ją nam one łączyć oso­by z Niem­czech, Wiel­kiej Bry­ta­nii, Fran­cji, Austra­lii, Rosji i USA w wir­tu­al­ne zespo­ły. Obec­nie w sys­te­mie wiki pra­cu­je 60 użyt­kow­ni­ków ale ich licz­ba wzra­sta.”

Z tej tech­no­lo­gii korzy­sta­ją już tak­że SAP, Walt Disney World, Yahoo, Bri­tish Tele­com, Miche­lin, Bri­tish Coun­cil.

Wróć­my jed­nak do mojej wia­ry w Wiki. Co spra­wia, że to opro­gra­mo­wa­nie znaj­du­je tyle zasto­so­wań w tak wie­lu fir­mach? Przede wszyst­kim total­na uty­li­tar­ność. W Wiki nie znaj­dziesz nie­po­trzeb­nych funk­cji. Bar­dzo pro­sty inter­fejs, bar­dzo pro­sta filo­zo­fia pra­cy – olbrzy­mia ela­stycz­ność i tak napraw­dę tyl­ko pomy­sło­wość użyt­kow­ni­ków jest ogra­ni­cze­niem.

Moż­li­wość two­rze­nia dowol­nych struk­tur stron przez użyt­kow­ni­ków wyda­je się wszyst­kim infor­ma­ty­kom wiel­ce ryzy­kow­na. Ostrze­ga­ją, że trud­no będzie pano­wać nad tak roz­pro­szo­ny­mi infor­ma­cja­mi. Oczy­wi­ście – każ­de Wiki szyb­ko zaczy­na przy­po­mi­nać gęsty las – ale też każ­dy może ten las posprzą­tać i każ­dy zespół może usta­lić swo­je zasa­dy porząd­ko­wa­nia infor­ma­cji.

Ta ela­stycz­ność jest moim zda­niem głów­nym skład­ni­kiem suk­ce­su wdro­że­nia Wiki. Typo­we intra­ne­ty każą dopa­so­wać się użyt­kow­ni­kom do z góry okre­ślo­nych pro­ce­dur. W Wiki pro­ce­du­ry two­rzą się ewo­lu­cyj­nie – wraz z roz­wo­jem same­go sys­te­mu. Dzię­ki temu użyt­kow­ni­cy sku­pia­ją się na tym co waż­ne – na infor­ma­cji, meri­tum – nie zaś na tym by dzia­łać zgod­nie z narzu­co­ną pro­ce­du­rą. Daje to zupeł­nie inny sto­pień zaan­ga­żo­wa­nia pra­cow­ni­ków w two­rze­nie cze­goś na co mają real­ny wpływ, cze­goś z czym czu­ją się zwią­za­ni.

Wiki umoż­li­wia­ją też budo­wa­nie intra­ne­tów, któ­re będą napraw­dę uży­wa­ne. Dla­cze­go? Dając wła­sny obszar, lub wła­sną Wiki poszcze­gól­nym dzia­łom fir­my daje­my im też odpo­wie­dzial­ność oraz moż­li­wość kre­owa­nia tego wła­sne­go miej­sca. Decen­tra­li­za­cja wie­dzy może być pew­ne­go rodza­ju pro­ble­mem. W prak­ty­ce oka­zu­je się, że w każ­dej fir­mie są oso­by, któ­re wymie­nia­ją ze sobą ogrom­ne ilo­ści infor­ma­cji. Zazwy­czaj jest to gru­pa kil­ku osób połą­czo­na pro­jek­tem, zain­te­re­so­wa­nia­mi, dzia­łem w któ­rym się znaj­du­ją. Wiki two­rzy sys­tem, któ­ry uła­twia komu­ni­ka­cję oso­bą komu­ni­ku­ją­cym się ze sobą naj­czę­ściej. Tak wła­śnie dzia­ła Wiki – two­rzysz zespół, two­rzysz stro­ny Wiki i komu­ni­ku­je­cie się w wygod­ny dla sie­bie spo­sób. Wolę mieć w fir­mie 6 wiki, któ­re są uży­wa­ne i real­nie poma­ga­ją orga­ni­zo­wać wie­dze wewnątrz grup i dzia­łów (i któ­re moż­na kie­dyś będzie sca­lić) niż jeden wiel­ki intra­net, któ­ry jest nie uży­wa­ny.

Kolej­ną zale­tą Wiki jest to, że coraz wię­cej osób zna Wiki­pe­dię – łatwiej im zacząć uży­wać Wiki. Na któ­rejś z kon­fe­ren­cji Pan Bog­dan Wiśniew­ski z MCI słusz­nie zauwa­żył, że ludzie będą chcie­li uży­wać w biz­ne­sie narzę­dzi, któ­rych uży­wa­ją w domu – Wiki jest jed­nym z tych narzę­dzi.

Wiki jest też cie­ka­wym przy­kła­dem na to jak nawi­ga­cja dość nie­kon­wen­cjo­nal­na ale prze­my­śla­na może oka­zać się sku­tecz­na. Z moich obser­wa­cji na czte­ro-oso­bo­wej gru­pie (od 35 do 55 lat, oso­by nigdy nie korzy­sta­ją­ce z Wiki, nie infor­ma­ty­cy): start pra­cy z Wiki jest pro­sty, chwi­lę potem wie­le osób ma pro­blem z nawi­ga­cją – po jego prze­zwy­cię­że­niu więk­szość użyt­kow­ni­ków nie ma już pro­ble­mów z niczym 🙂

Wiki nie ma prak­tycz­nie kon­wen­cjo­nal­nej nawi­ga­cji (ela­stycz­ność o któ­rej wcze­śniej pisa­łem wyni­ka mię­dzy inny­mi z tego fak­tu). Jej stro­ny nie sta­no­wią kla­sycz­nej struk­tu­ry drze­wia­stej ale roz­pro­szo­ną sieć (tak jak Inter­net).
Aby umoż­li­wić wygod­ne nawi­go­wa­nie po sie­ci stron Wiki sto­su­je się funk­cje takie jak:

• Kata­lo­gi tema­tycz­ne
• Kate­go­rie, Tagi
• Funk­cje typu „dys­ku­sja” oraz „ostat­nio zmie­nio­ne”
• Odno­śni­ki odwrot­ne (odpo­wiedz mi)

Zale­tą odej­ścia od struk­tu­ry drze­wia­stej jest zatem uzy­ska­nie ela­stycz­no­ści oraz uciecz­ka od chro­no­lo­gicz­ne­go sor­to­wa­nia, któ­re jest świet­ne dla blo­gów i por­ta­li ale zupeł­nie nie spraw­dza się w wypad­ku zarzą­dza­nia wie­dzą. Dzię­ki tej uciecz­ce od chro­no­lo­gii spo­łecz­ność Wiki sta­le udo­sko­na­la wpro­wa­dzo­ne tre­ści.

Upda­te: Arty­kuł o wiki na Media Cafe Pol­ska